A pressão por eficiência, transparência e responsabilidade socioambiental está transformando o modo como as organizações operam, especialmente no setor de saúde, historicamente marcado por fluxos intensos de documentos, prontuários físicos e arquivos volumosos. À medida que a sociedade cobra soluções mais sustentáveis e digitais, o setor é desafiado a rever processos, reduzir desperdícios e adotar tecnologias que entreguem valor para clientes, beneficiários e para o planeta.
Ao migrar de fluxos baseados em papel para processos digitais, o setor conquista ganhos concretos de produtividade, segurança da informação e experiência do usuário. A digitalização reduz retrabalho, facilita a rastreabilidade das demandas, agiliza autorizações e auditorias, fortalece a transparência e diminui riscos de extravio, rasuras ou perda de documentos sensíveis, tão críticos na saúde suplementar. Para que essa transformação aconteça, é necessário investir em infraestrutura tecnológica, com integrações seguras entre operadoras e prestadores, além de uma forte agenda de treinamento e gestão da mudança junto às equipes e parceiros.
Fazer essa transição é uma escolha que vai além da modernização. A produção de uma tonelada de papel pode consumir entre 7 mil e 20 mil litros de água e demandar cerca de 15 árvores, além de grande quantidade de energia. No Brasil, estimativas apontam desperdício anual de aproximadamente 200 milhões de folhas de papel, com custo direto em torno de R$ 4 milhões e emissão associada de cerca de 1.400 toneladas de CO₂, considerando apenas esse montante descartado.
Em instituições de saúde, a substituição do físico pelo eletrônico já mostrou ser capaz de economizar cerca de 800 mil folhas por mês em um único hospital de grande porte, liberando, inclusive, áreas inteiras antes usadas apenas como arquivo morto.
Quando administradoras de benefícios abraçam o modelo “sem papel”, elas reduzem esses impactos e também diminuem o volume de lixo gerado, o consumo de materiais de escritório e a dependência da cadeia de suprimentos de papel, tinta e logística. Além disso, a digitalização abre espaço para decisões mais inteligentes, com uso de dados em tempo real, indicadores de qualidade assistencial e gestão de sinistralidade mais precisa, algo impossível de alcançar com pastas físicas espalhadas por arquivos e armários. A automatização desses processos ainda dá mais celeridade às operações e contribui para decisões mais assertivas sobre a saúde do paciente.
No contexto da saúde, iniciativas de prontuário médico sustentável e hospitais sem papel mostram que é possível conciliar eficiência clínica, segurança da informação e responsabilidade ambiental, com processos mais enxutos e auditáveis. Para empresas que desejam iniciar essa jornada, há caminhos concretos: mapear os fluxos mais intensos em papel, como autorizações, reembolsos, comunicação com beneficiários e credenciamento de rede; priorizar a digitalização desses processos; e adotar plataformas seguras de gestão documental e assinatura eletrônica.
Outra alternativa é estabelecer metas internas de redução de papel, criar campanhas de engajamento com colaboradores e parceiros e buscar benchmarks com instituições de saúde que já adotaram prontuário eletrônico e gestão paperless, colhendo aprendizados práticos. Ações como essas fortalecem o setor e ajudam a construir uma operação mais ágil, resiliente e preparada para o futuro da saúde no Brasil.
*Flávio Cirilo é CEO da QualiSaúde
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