O incêndio que destruiu um dos depósitos do Tribunal de Justiça do Espírito Santo (TJES), na terça-feira (21), em Jardim Limoeiro, na Serra, consumiu mais de 2 milhões de processos físicos e levantou um alerta que vai além das perdas materiais: como garantir que informações importantes sobrevivam a situações como essa.

Segundo o tribunal, cerca de 2,1 milhões de processos estavam armazenados no galpão atingido. Aproximadamente metade desse acervo já havia sido digitalizada e o restante era formado por processos antigos, encerrados e em fase de guarda antes do descarte.

Para Eduardo Glazar, CSO da empresa capixaba de tecnologia Globalsys, especializada em automação, desenvolvimento de software e transformação digital, o episódio expõe uma fragilidade comum tanto no setor público quanto na iniciativa privada.

“Papel não tem réplica. Quando queima, não existe restauração de backup. Existe reconstrução manual do que der para reconstruir a partir de cópias espalhadas em cartórios, partes e advogados. E parte simplesmente não volta”, afirma.

Na avaliação dele, a principal lição deixada pelo incêndio não é apenas a necessidade de digitalizar documentos.

“A lição é mais dura: informação que existe em uma única cópia, em um único lugar físico, não está preservada. Está estocada. São coisas diferentes. Preservação pressupõe redundância geograficamente separada. Um acervo inteiro sob o mesmo telhado é um ponto único de falha, seja ele papel em um galpão ou servidor em uma sala.”

Digitalizar não significa organizar os dados

Glazar explica que existe uma diferença importante entre digitalização, gestão documental e banco de dados estruturado — conceitos que muitas vezes são tratados como sinônimos, mas que cumprem funções distintas. Segundo ele, a digitalização é apenas o primeiro passo: consiste em transformar um documento físico em uma imagem ou arquivo PDF.

“O computador não sabe o que está escrito naquele documento. Ele apenas sabe que existe uma imagem.”

Já a gestão documental organiza esses arquivos digitais por meio de indexação, controle de acesso, versionamento e políticas de retenção, facilitando a localização e o gerenciamento dos documentos.

O estágio mais avançado é o banco de dados estruturado, que utiliza tecnologias como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para extrair as informações do documento e transformá-las em dados pesquisáveis.  Na prática, isso significa que o sistema deixa de armazenar apenas um PDF e passa a permitir consultas automáticas.

“Com um acervo digitalizado você acha o documento. Com um acervo estruturado você faz uma pergunta e o dado responde sem ninguém abrir arquivo nenhum.”

Para ele, a diferença é significativa.

“Digitalizar protege contra o incêndio. Estruturar é o que faz o acervo trabalhar em vez de só ocupar espaço em disco.”

O erro mais comum é parar no scanner

Na visão do especialista, muitas empresas acreditam que o trabalho termina quando os documentos são escaneados.

“A empresa contrata a digitalização, enche o servidor de PDFs e dá o projeto por concluído. No ano seguinte, tem um arquivo morto digital: um depósito de imagens que ninguém consulta porque procurar ali dentro dá tanto trabalho quanto procurar na caixa de papel.”

Porém, segundo Glazar, esse modelo resolve apenas parte do problema.

“O scan sem OCR e sem estrutura resolve metade da questão, que é a preservação. Ignora a outra metade, que é transformar o dado em informação útil para tomada de decisão.”

Ele também faz um alerta sobre outro equívoco frequente.

“Digitalizar não é fazer backup. O PDF salvo em um servidor continua sendo uma cópia única se não houver redundância e testes periódicos de restauração. Trocar um ponto único de falha de papel por um ponto único de falha digital não representa um ganho real.”

Nuvem ajuda, mas não resolve tudo

O uso de serviços em nuvem costuma ser apontado como solução para proteger informações. No entanto, Glazar afirma que esse entendimento pode gerar uma falsa sensação de segurança.

Segundo ele, a nuvem reduz a dependência de um único local físico, mas não impede perdas causadas por ataques cibernéticos, ransomware, exclusões acidentais, falhas de configuração ou corrupção de arquivos.

“O provedor garante que o servidor permanece disponível. Não garante que o seu dado está íntegro.”

Para minimizar riscos, ele recomenda seguir a chamada regra 3-2-1: manter três cópias dos dados, armazenadas em dois tipos diferentes de mídia, sendo uma delas localizada fora do ambiente principal. Além disso, ressalta que os backups precisam ser testados regularmente.

“Backup que nunca foi restaurado não é backup. É uma suposição. Você só descobre que a cópia estava corrompida no dia em que precisa dela.”

Quanto tempo leva para recuperar um sistema?

O tempo de recuperação após um desastre depende da estratégia adotada antes do problema acontecer. Glazar explica que empresas costumam definir dois indicadores: o RTO (tempo máximo aceitável para voltar a operar) e o RPO (quantidade máxima de dados que pode ser perdida).

Ambientes com replicação contínua em nuvem podem ser recuperados em poucos minutos ou horas. Já operações que dependem apenas de backups periódicos podem levar dias.

Quando toda a informação existe apenas em papel, porém, a situação muda completamente.

“Uma operação que só tinha papel não volta. Reconstrói pedaço por pedaço, e parte nunca volta.”

Como exemplo, ele cita os atentados de 11 de setembro de 2001, nos Estados Unidos.

Segundo Glazar, a empresa financeira Cantor Fitzgerald conseguiu retomar as operações poucos dias após perder seu data center nas Torres Gêmeas porque mantinha replicação dos dados em outra localidade. Já um escritório de advocacia instalado na Torre Norte perdeu documentos físicos que nunca puderam ser recuperados.

“O mesmo evento teve dois desfechos completamente diferentes, definidos por uma decisão de arquitetura tomada anos antes. Ambiente digital bem estruturado não é o que acelera a retomada. É o que decide se existe retomada.”

Incêndio é apenas um dos riscos

Embora o fogo tenha provocado a destruição do depósito do TJES, o especialista lembra que ele está longe de ser a única ameaça aos acervos físicos. Entre os principais riscos estão enchentes, vazamentos, umidade, mofo, infestação por cupins e roedores, furtos, adulteração de documentos, falhas na estrutura predial e até extravios.

“A própria água utilizada para apagar um incêndio pode destruir aquilo que o fogo não alcançou”, observa.

Ele também cita problemas estruturais, como instalações elétricas antigas e falta de manutenção, tema que ganhou repercussão após servidores do Judiciário terem alertado, ainda em 2025, para as condições do Arquivo Geral do TJES.

No fim, afirma, todos esses cenários têm um ponto em comum.

“O acervo físico tem um número de cópias igual a um. Qualquer evento que atinja aquele único exemplar é definitivo. O acervo digital estruturado e com redundância é o único que transforma ‘perdemos tudo' em ‘restauramos do backup'. Essa é a diferença inteira.”